La metodología de las 9 S es una técnica para la gestión del trabajo que tiene como objetivo alcanzar una mayor productividad con un mejor ambiente laboral. Es una filosofía basada en el trabajo organizado y ordenado que pretende alcanzar un nivel de máxima calidad y su impacto se observa a largo plazo.
Se originó en Japón con la marca Toyota, que estableció como objetivo lograr una nueva cultura del trabajo de manera permanente. Para llevarla a cabo se requiere del compromiso de la dirección de la organización.
Se basa en dos reglas básicas: “empezar por uno mismo” y “educar con el ejemplo”. El mantenimiento de la nueva cultura del trabajo se basa en la disciplina y la constancia.
Origen de la metodología de las 9 S
En 1960 surgió una metodología japonesa que se llamó “filosofía de las 5 S” y constaba de cinco principios denominados: seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke. En su traducción al español significan: “separar lo innecesario”, “situar lo necesario”, “suprimir a suciedad”, “señalizar anomalías” y “seguir mejorando”.
La traducción de los nombres varía un poco entre un idioma y otro, pero los propósitos de cada principio se mantienen y se expresan de manera muy similar a su versión japonesa original.
Al poco tiempo de su publicación, la metodología fue actualizada para incorporar cuatro principios más con el objetivo de estimular al individuo para que adopte los buenos hábitos como una costumbre (es decir, a que adopte la filosofía de las cinco S previas).
Los nuevos principios se denominaron: shikari, shitsukoku, seishoo y seido que, en su traducción al español significan: “seguir una línea de acción”, “ser perseverante”, “saber coordinar” y “estandarizar las normas”.
Durante la década del sesenta la filosofía oriental aplicada al trabajo alcanzó una gran repercusión en las empresas occidentales porque resultaba una acción de muy bajo costo, permitía optimizar los recursos y ahorrar presupuesto, reducir la cantidad de accidentes laborales y mejorar la calidad de la productividad.
Los nueve principios fueron incorporados en el sistema de gestión de calidad a nivel mundial, denominado “Norma ISO 9001”, elaborado en 1947 por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO por sus siglas en inglés: International Standardization Organization), organismo independiente, no gubernamental, que reúne a empresas y organizaciones de todo el mundo.
En sus orígenes, la Norma ISO estaba estructurada en cuatro grandes etapas que permitían ser implementadas en cualquier tipo de actividad empresarial e industrial, ya que no se identificaba con un producto o servicio en particular. Al incorporar los principios japoneses, la Norma ISO cobró mayor reconocimiento y logró ser más compatible con otras normas implementadas en otros países.
Principios de la metodología de las 9 S
La metodología promueve nueve principios para que sean aplicados de manera constante y puedan convertirse en una forma de trabajo diario. Los principios son:
Seiri (separar lo innecesario). Consiste en clasificar los objetos que no resultan necesarios o que no se utilizan con frecuencia y separarlos para decidir si serán almacenados, vendidos, reciclados, regalados o desechados.
Seiton (situar lo necesario). Consiste en ordenar el espacio de trabajo de manera eficaz para identificar las clases de objetos, designarles un lugar definitivo y ahorrar espacio con el fin de obtener lo que se necesita en el menor tiempo posible.
Seiso (suprimir suciedad). Consiste en mejorar la limpieza a partir de una idea más grande que solo mantener la pulcritud. Cada individuo es responsable de la limpieza de su espacio de trabajo debido a que limpiando se encuentran situaciones anormales y se mantienen en buen estado los insumos.
Seiketsu (señalizar anomalías). Consiste en estandarizar o mantener las tres primeras S, entendiendo que deben aplicarse de manera conjunta, a fin de señalizar y repetir los procedimientos para que sean una costumbre. Esto permite detectar o reducir posibles problemas.
Shitsuke (seguir mejorando). Consiste en ser disciplinado, es decir, en darle continuidad y seguimiento al cambio de hábito según las 9 S. La persona que se apega al orden y al control de sus actos es prudente y evidencia que es capaz de generar trabajo de calidad y que se esfuerza por mejorar.
Shikari (constancia). Consiste en la voluntad de mantenerse firme en una línea de acción y con la mente en positivo hacia el desarrollo de una actividad. Por ejemplo, al mantener los buenos hábitos en la práctica diaria, a través de la planificación y control permanente de las tareas, de la limpieza, del orden o de la puntualidad constante en su vida.
Shitsukoku (compromiso). Consiste en cumplir con lo pactado, en hacer todo el esfuerzo por cumplirlo. Es una actitud que nace desde el convencimiento y se manifiesta en entusiasmo día a día. Para ser posible, el compromiso debe manifestarse en todos los niveles de la organización.
Seishoo (coordinación). Consiste en una forma de trabajo en conjunto, donde todos los individuos trabajan al mismo ritmo y hacia los mismos objetivos. Esta manera de trabajo se logra con tiempo y dedicación, manteniendo la buena comunicación entre todos los empleados.
Seido (estandarización). Consiste en adoptar como costumbre los cambios que se consideran beneficiosos para la empresa o aquellas actividades que contribuyan a mantener un ambiente de trabajo óptimo, a través de la implementación de normas, reglamentos o procedimientos.
Implementación de la metodología de las 9 S
La implementación de la metodología de las 9 S requiere de determinados factores para alcanzar el éxito:
Compromiso de la gerencia. Implica que el directorio de la organización participe de manera activa aplicando los principios y dando el ejemplo para que su gente también se involucre.
Incluir las 9 S como parte de la inducción. Implica capacitar a los empleados, tanto los antiguos como los más recientes, a fin de que conozcan y entiendan los objetivos de la cultura de la organización.
Participación de todo el personal. Implica realizar un trabajo en equipo, donde todos estén identificados y participen de manera activa aplicando los principios de las 9 S en las tareas diarias.
Repetir el ciclo de manera constante. Una vez alcanzado el nivel esperado de calidad en la gestión del trabajo, no basta con mantenerlo, sino que hay que optimizarlo y enfocarse en la mejora continua.
Beneficios de la metodología de las 9 S
La implementación de los principios de las 9 S brinda dos tipos de beneficios:
Tangibles. Representa los cambios notorios a simple vista. Por ejemplo, se percibe más espacio libre en los talleres o las oficinas al eliminar los objetos innecesarios, los ambientes y equipamientos están más limpios y se reduce el tiempo de búsqueda de herramientas y materiales al disponerlos de manera ordenada en su correspondiente lugar.
Intangibles. Representa a los cambios que no se ven a simple vista, pero se perciben y generan impacto en el trabajo diario. Por ejemplo, mejora la autoestima de los empleados, aumenta la predisposición para el trabajo en equipo y se reducen los accidentes en cada puesto de trabajo.
¿Cuál es la diferencia entre 5S y 9S?
La metodología de las 9S parte de la misma lógica de orden, limpieza y disciplina asociada con las 5S, pero amplía el enfoque hacia aspectos que ayudan a sostener esos hábitos dentro de la organización.
Mientras las 5S suelen concentrarse en crear y mantener espacios de trabajo ordenados y estandarizados, las 9S buscan extender esa disciplina hacia la coordinación, el compromiso y la forma en que las personas sostienen las mejoras en el tiempo.
| Aspecto | 5S | 9S |
|---|
| Enfoque | Orden, limpieza y disciplina | Orden, disciplina, coordinación y sostenimiento |
| Número de principios | 5 | 9 |
| Alcance | Entorno y hábitos de trabajo | Entorno, hábitos y comportamiento organizacional |
| Objetivo | Crear una base ordenada y estable | Mantener y reforzar esa cultura en el tiempo |
La diferencia no está solamente en agregar cuatro principios más. El valor está en ampliar la conversación desde “cómo organizamos el espacio” hacia “cómo conseguimos que la forma de trabajar se mantenga y mejore”.
Ejemplo práctico de metodología 9S en una empresa
Imaginemos un área administrativa donde varias personas trabajan sobre los mismos procesos.
Antes de aplicar las 9S pueden aparecer problemas como:
- documentos duplicados;
- distintas versiones de un mismo archivo;
- tiempo perdido buscando información;
- tareas sin responsable claro;
- reuniones creadas solo para dar seguimiento;
- procesos que cada persona ejecuta de manera diferente.
Una aplicación práctica podría comenzar identificando qué información realmente se necesita, eliminando duplicidades, definiendo una ubicación común para los documentos y acordando una forma estándar de realizar las tareas más frecuentes.
Después, el reto ya no es únicamente ordenar.
También es conseguir que las personas respeten los acuerdos, revisen periódicamente si siguen siendo útiles y corrijan aquello que vuelve a generar desorden, espera o retrabajo.
Ahí es donde una metodología deja de ser una actividad puntual y empieza a convertirse en una forma sostenible de trabajar.
¿Cómo saber si las 9S están funcionando?
Una implementación no debería evaluarse únicamente por la apariencia del espacio de trabajo.
También conviene observar si cambia la forma en que el trabajo fluye.
Algunas señales que pueden medirse son:
- tiempo utilizado para localizar información;
- cantidad de errores o retrabajos;
- incidencias recurrentes;
- tiempo necesario para completar una actividad;
- cumplimiento de los estándares definidos;
- cantidad de pasos manuales innecesarios;
- problemas que reaparecen después de haber sido corregidos.
Por ejemplo, si antes una persona dedicaba 30 minutos al día a localizar archivos y después de reorganizar el sistema ese tiempo baja a 10 minutos, existe una mejora observable.
La pregunta útil no es solo:
“¿Implementamos las 9S?”
Sino:
“¿Qué cambió después de implementarlas?”
Errores comunes al implementar la metodología de las 9S
Convertirla únicamente en una campaña de limpieza
Ordenar físicamente el espacio puede ser parte del proceso, pero si los problemas de coordinación, información o disciplina permanecen iguales, la mejora será limitada.
Aplicarla una sola vez
Un espacio puede quedar perfectamente organizado y volver al estado anterior pocas semanas después.
La disciplina y la revisión periódica son parte fundamental del enfoque.
Crear estándares que nadie utiliza
Documentar procesos no genera valor por sí mismo.
Un estándar debe ser claro, accesible y útil para quienes realmente realizan el trabajo.
Exigir disciplina sin mejorar el sistema
Si el proceso obliga a las personas a utilizar atajos constantemente, el problema no siempre es falta de disciplina.
Puede ser una señal de que el proceso necesita rediseñarse.
Medir actividades en lugar de resultados
Contar cuántas sesiones de 9S se realizaron dice poco sobre el impacto obtenido.
Es más útil observar si disminuyeron los errores, la espera, el retrabajo o el tiempo perdido.
Preguntas frecuentes sobre la metodología de las 9S
¿Qué significan las 9S?
Las 9S representan nueve principios orientados a mejorar el orden, la disciplina, la coordinación y la sostenibilidad de las prácticas de trabajo dentro de una organización.
¿Cuál es la diferencia entre 5S y 9S?
Las 5S se concentran principalmente en orden, limpieza, estandarización y disciplina. Las 9S amplían ese enfoque incorporando elementos adicionales relacionados con la coordinación y el sostenimiento de los hábitos de mejora.
¿Dónde puede aplicarse la metodología de las 9S?
Puede utilizarse en oficinas, operaciones, plantas, áreas administrativas, servicios y prácticamente cualquier entorno donde existan procesos repetitivos, información compartida y trabajo entre varias personas.
¿Cuánto tiempo tarda en implementarse?
No existe un plazo único. La primera organización puede realizarse rápidamente, pero convertir los principios en hábitos sostenibles requiere revisión y seguimiento continuo.
¿Cómo se mide si las 9S están funcionando?
Puede evaluarse observando indicadores como tiempo perdido, retrabajo, errores, incidencias, cumplimiento de estándares y tiempo de ciclo antes y después de la implementación.
Las 9S son un medio, no el resultado
Aplicar una metodología no garantiza por sí sola que una organización trabaje mejor.
El verdadero valor aparece cuando las prácticas ayudan a reducir fricción, facilitar decisiones y liberar capacidad que antes se perdía en búsqueda, correcciones, coordinación o actividades innecesarias.
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