¿Qué es la metodología de las 9 “S”?

La metodología de las 9 S es una técnica para la gestión del trabajo que tiene como objetivo alcanzar una mayor productividad con un mejor ambiente laboral. Es una filosofía basada en el trabajo organizado y ordenado que pretende alcanzar un nivel de máxima calidad y su impacto se observa a largo plazo.

Se originó en Japón con la marca Toyota, que estableció como objetivo lograr una nueva cultura del trabajo de manera permanente. Para llevarla a cabo se requiere del compromiso de la dirección de la organización.

Se basa en dos reglas básicas: “empezar por uno mismo” y “educar con el ejemplo”. El mantenimiento de la nueva cultura del trabajo se basa en la disciplina y la constancia.

Origen de la metodología de las 9 S

En 1960 surgió una metodología japonesa que se llamó “filosofía de las 5 S” y constaba de cinco principios denominados: seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke. En su traducción al español significan: “separar lo innecesario”, “situar lo necesario”, “suprimir a suciedad”, “señalizar anomalías” y “seguir mejorando”.

La traducción de los nombres varía un poco entre un idioma y otro, pero los propósitos de cada principio se mantienen y se expresan de manera muy similar a su versión japonesa original.

Al poco tiempo de su publicación, la metodología fue actualizada para incorporar cuatro principios más con el objetivo de estimular al individuo para que adopte los buenos hábitos como una costumbre (es decir, a que adopte la filosofía de las cinco S previas).

Los nuevos principios se denominaron: shikari, shitsukoku, seishoo y seido que, en su traducción al español significan: “seguir una línea de acción”, “ser perseverante”, “saber coordinar” y “estandarizar las normas”.

Durante la década del sesenta la filosofía oriental aplicada al trabajo alcanzó una gran repercusión en las empresas occidentales porque resultaba una acción de muy bajo costo, permitía optimizar los recursos y ahorrar presupuesto, reducir la cantidad de accidentes laborales y mejorar la calidad de la productividad.

Los nueve principios fueron incorporados en el sistema de gestión de calidad a nivel mundial, denominado “Norma ISO 9001”, elaborado en 1947 por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO por sus siglas en inglés: International Standardization Organization), organismo independiente, no gubernamental, que reúne a empresas y organizaciones de todo el mundo.

En sus orígenes, la Norma ISO estaba estructurada en cuatro grandes etapas que permitían ser implementadas en cualquier tipo de actividad empresarial e industrial, ya que no se identificaba con un producto o servicio en particular. Al incorporar los principios japoneses, la Norma ISO cobró mayor reconocimiento y logró ser más compatible con otras normas implementadas en otros países.

Principios de la metodología de las 9 S

La metodología promueve nueve principios para que sean aplicados de manera constante y puedan convertirse en una forma de trabajo diario. Los principios son:

Seiri (separar lo innecesario). Consiste en clasificar los objetos que no resultan necesarios o que no se utilizan con frecuencia y separarlos para decidir si serán almacenados, vendidos, reciclados, regalados o desechados.

Seiton (situar lo necesario). Consiste en ordenar el espacio de trabajo de manera eficaz para identificar las clases de objetos, designarles un lugar definitivo y ahorrar espacio con el fin de obtener lo que se necesita en el menor tiempo posible.

Seiso (suprimir suciedad). Consiste en mejorar la limpieza a partir de una idea más grande que solo mantener la pulcritud. Cada individuo es responsable de la limpieza de su espacio de trabajo debido a que limpiando se encuentran situaciones anormales y se mantienen en buen estado los insumos.

Seiketsu (señalizar anomalías). Consiste en estandarizar o mantener las tres primeras S, entendiendo que deben aplicarse de manera conjunta, a fin de señalizar y repetir los procedimientos para que sean una costumbre. Esto permite detectar o reducir posibles problemas.

Shitsuke (seguir mejorando). Consiste en ser disciplinado, es decir, en darle continuidad y seguimiento al cambio de hábito según las 9 S. La persona que se apega al orden y al control de sus actos es prudente y evidencia que es capaz de generar trabajo de calidad y que se esfuerza por mejorar.

Shikari (constancia). Consiste en la voluntad de mantenerse firme en una línea de acción y con la mente en positivo hacia el desarrollo de una actividad. Por ejemplo, al mantener los buenos hábitos en la práctica diaria, a través de la planificación y control permanente de las tareas, de la limpieza, del orden o de la puntualidad constante en su vida.

Shitsukoku (compromiso). Consiste en cumplir con lo pactado, en hacer todo el esfuerzo por cumplirlo. Es una actitud que nace desde el convencimiento y se manifiesta en entusiasmo día a día. Para ser posible, el compromiso debe manifestarse en todos los niveles de la organización.

Seishoo (coordinación). Consiste en una forma de trabajo en conjunto, donde todos los individuos trabajan al mismo ritmo y hacia los mismos objetivos. Esta manera de trabajo se logra con tiempo y dedicación, manteniendo la buena comunicación entre todos los empleados.

Seido (estandarización). Consiste en adoptar como costumbre los cambios que se consideran beneficiosos para la empresa o aquellas actividades que contribuyan a mantener un ambiente de trabajo óptimo, a través de la implementación de normas, reglamentos o procedimientos.

Implementación de la metodología de las 9 S

La implementación de la metodología de las 9 S requiere de determinados factores para alcanzar el éxito:

Compromiso de la gerencia. Implica que el directorio de la organización participe de manera activa aplicando los principios y dando el ejemplo para que su gente también se involucre.

Incluir las 9 S como parte de la inducción. Implica capacitar a los empleados, tanto los antiguos como los más recientes, a fin de que conozcan y entiendan los objetivos de la cultura de la organización.

Participación de todo el personal. Implica realizar un trabajo en equipo, donde todos estén identificados y participen de manera activa aplicando los principios de las 9 S en las tareas diarias.

Repetir el ciclo de manera constante. Una vez alcanzado el nivel esperado de calidad en la gestión del trabajo, no basta con mantenerlo, sino que hay que optimizarlo y enfocarse en la mejora continua.

Beneficios de la metodología de las 9 S

La implementación de los principios de las 9 S brinda dos tipos de beneficios:

Tangibles. Representa los cambios notorios a simple vista. Por ejemplo, se percibe más espacio libre en los talleres o las oficinas al eliminar los objetos innecesarios, los ambientes y equipamientos están más limpios y se reduce el tiempo de búsqueda de herramientas y materiales al disponerlos de manera ordenada en su correspondiente lugar.

Intangibles. Representa a los cambios que no se ven a simple vista, pero se perciben y generan impacto en el trabajo diario. Por ejemplo, mejora la autoestima de los empleados, aumenta la predisposición para el trabajo en equipo y se reducen los accidentes en cada puesto de trabajo.