Durante cada Iteración es importante que los equipos planifiquen a futuro, y justamente las sesiones de refinamiento del backlog nos permiten esto, ya que aquí los equipos comienzan a alinear y compartir conocimiento del trabajo a futuro, identificando dependencias, conociendo las prioridades del backlog y comenzando a formular hipótesis sobre como podemos abordar los objetivos futuros. Los product owners suelen encargarse de facilitar este refinamiento del backlog, el cual SAFeâ recomienda se realice una o dos veces por semana, según sea necesario y su duración puede decidirse por el equipo; Consideremos siempre elegir un espacio ya sea físico o virtual que fomente la comunicación y colaboración para el equipo, así como apoyarnos en herramientas de fácil acceso que nos permitan colaborar en conjunto.
Durante el desarrollo de la sesión de refinamiento debemos discutir cuáles son los elementos prioritarios que serán tomados para la siguiente iteración para validar que contemos con un correcto entendimiento y despejemos posibles dependencias, posteriormente el equipo puede revisar las historias de futuras iteraciones planteando todo lo necesario para alcanzar los PI Objectives planteados, lo cual nos dará herramientas sobre el alcance y esfuerzo del trabajo a futuro para crear un roadmap que sea más predecible; Por últlimo, clasificar la prioridad de todas las historias de usuario utilizando criterios como INVEST o las 3 C’s.
En esta era digital por la cual estamos pasando, para realizar el refinamiento de backlog en equipos remotos, podemos utilizar herramientas como tableros en línea en donde todos los miembros del equipo tengan acceso y puedan colaborar con las propuestas de decisión y mejoras posibles, así como para realizar la estimación de las historias, esto puede ser sosteniendo frente a la cámara el número indicado de su estimación, utilizando herramientas de encuesta o una actividad única que apoye al equipo con esta fase. Contar con una correcta comunicación en nuestras sesiones a distancia es fundamental, por lo que hay que asegurarnos de contar con un canal de comunicación compartido para el equipo, en el que podamos compartir la agenda de la sesión con antelación, esto con la finalidad de asegurar también que la información que gestionamos esté actualizada antes de cada sesión, priorizando la gestión de las historias y trabajo a tratar durante la misma para así poder sacar el mayor provecho al tiempo que destinamos a la sesión.
Tratemos de explotar de la mejor manera la sesión, para esto, una buena práctica es apoyarnos de lluvias de ideas, haciendo que los miembros del equipo se encuentren presentes y participen en conjunto con las mejoras en la redacción de las historias, estimación de las mismas, así como cada determinado tiempo, con la identificación de historias habilitadoras, todo esto siempre tratando de promover la comprensión y alineamiento de los detalles, la prioridad y el tamaño de las historias de usuario, dividiéndolas incluso en historias más pequeñas de ser necesario.
Aunque quisiéramos que todo fluyera de manera continua, durante el desarrollo de los refinamientos, existen algunas oportunidades de mejora que pueden llegar a presentarse, como el centrarnos en una sola historia de usuario durante demasiado tiempo de la sesión, contar con mucho desacuerdo sobre las historias de usuario o no contar con todo el entendimiento, desarrollando historias de usuario con base en suposiciones. Ante esto, el Scrum Master debe cuidar los timebox de las sesiones, promover discusiones saludables y aclarar todo lo necesario para que las historias de usuario sean más específicas y sobrellevar todos los problemas que pudieran llegar a surgir.
