Cuando abordamos el concepto de portafolio, es común que nuestra mente lo asocie al gobierno de proyectos en una organización. Sin embargo, en la era de la agilidad, surge la pregunta de si este gobierno debería ser idéntico para proyectos tradicionales, caracterizados por procesos rígidos y requisitos fijos de tiempo, costo y alcance. Recordemos que uno de los principios fundamentales de la agilidad es «responder al cambio en lugar de seguir un plan», un concepto que puede ser doloroso para algunos, pero que comienza con un cambio de mentalidad. Ahora, aclaremos qué implica este cambio.
Primer Punto: En un entorno ágil, el enfoque se centra en el crecimiento de productos y servicios. Los presupuestos se orientan hacia el producto y, en términos simples, se considera que todos los recursos destinados al producto son parte de su costo. Este costo se proyecta en función de la visión del crecimiento del producto, y ahí radica el presupuesto. La prioridad se centra en la creación de elementos que tengan un impacto directo en el negocio.
¿Pero es este enfoque aplicable en todos los casos? Según mi experiencia, la respuesta es no. Hay proyectos que pueden y deben gestionarse de manera tradicional, como la apertura de una sucursal, la implementación de una infraestructura o una migración compleja de datos. Estos proyectos requieren un análisis exhaustivo y se caracterizan por su durabilidad, lo que implica una baja incertidumbre.
Segundo Punto: La medición de un producto difiere significativamente de la medición de un proyecto cerrado. En un producto, la atención se centra en cuántos elementos de valor se han creado, mientras que en un proyecto cerrado, la preocupación principal radica en no superar el presupuesto, cumplir con los plazos y alcanzar los objetivos inicialmente definidos. A pesar de que ambos implican presupuestos, su gestión y medición difieren sustancialmente.
Tercer Punto: Es esencial evitar la combinación de métodos. He presenciado situaciones en las que organizaciones intentan aplicar enfoques ágiles a proyectos tradicionales, lo que ha resultado en pérdidas significativas. Esto se debe a que se comprometen a cumplir con un presupuesto, plazo y alcance fijos, sin realizar un análisis adecuado de lo que se debe abordar bajo un enfoque ágil. En consecuencia, el proyecto está condenado al fracaso y acarrea pérdidas. La recomendación aquí es tener claridad sobre cuándo aplicar enfoques ágiles o tradicionales y contar con el entorno adecuado para cada uno.
Cuarto Punto: Evitar que las personas participen en ambos tipos de ecosistemas de manera parcial. Esta práctica desmotiva a los individuos y genera frustración. Es crucial establecer una estructura dedicada a cada enfoque.
Ejemplo Práctico:
Considere una Tienda de Ropa y Accesorios.
Para el Producto Digital, como el E-Commerce, se pueden establecer células y equipos especializados en su crecimiento.
Para la Apertura de Tiendas, se puede aplicar un enfoque de proyecto cerrado para gestionar proveedores y la habilitación de nuevas ubicaciones.
Entonces, ¿cómo debería operar un portafolio en esta dinámica? La respuesta es aplicar un enfoque bimodal:
Presupuestos:
Para el Producto Digital: Establezca un presupuesto basado en las células, por ejemplo, dos células compuestas por arquitectos, diseñadores UX/UI, y profesionales de negocios, con un total de 20 personas. El presupuesto mensual podría ser de 45 mil dólares, proyectándolo a un año, lo que totalizaría 540 mil dólares. Recuerde que este presupuesto es adaptable y solo una estimación inicial, sujeto a cambios según las necesidades.
Para la Apertura de Tiendas: Realice un análisis de zona, evalúe los costos de alquiler, habilitación y evalúe la viabilidad, teniendo en cuenta el impacto en el negocio.
Ejecución:
Producto Digital: Evolucione el producto mensualmente (o en el intervalo que se ajuste mejor) para satisfacer las necesidades cambiantes de los clientes.
Apertura de Tiendas: Siga el plan cuidadosamente y gestione las desviaciones de manera efectiva.
Métricas:
Producto Digital: Evalúe el valor generado en cada período y el impacto de cada entrega en términos de nuevas ventas, ahorros, posicionamiento y satisfacción del cliente, entre otros indicadores.
Apertura de Tiendas: Monitoree las desviaciones, los costos y el progreso en relación con el plan.
Este ejemplo sencillo ilustra cómo la implementación de un enfoque bimodal puede brindar beneficios sin generar conflictos internos al tratar de aplicar un único enfoque en todos los casos.»
