La agilidad empresarial es fundamental en un entorno en constante cambio, en donde, para mantenerse competitivo y eficiente, es esencial adoptar prácticas lean agile que permitan una mejor organización, colaboración y visibilidad de las tareas. Una de las herramientas más poderosas para lograr esto es el Método Kanban, el cual, a través de la visualización, permite a las personas gestionar sus tareas de manera efectiva y aumentar su productividad. En este blog, exploraremos cómo puedes utilizar un tablero Kanban en tu rutina diaria para impulsar tu agilidad empresarial.
¿Qué es un Tablero Kanban?
El tablero Kanban es una herramienta visual que se basa en el principio japonés del mismo nombre, que significa «Tablero visual». En su forma más sencilla, un tablero Kanban consta de tres columnas: «Por Hacer» (To-Do), «En Proceso» (Doing) y «Hecho» (Done), pero no es una regla específica que debe cumplirse, los tableros podemos configurarlos según sea necesario, incluyendo a través de las columnas las etapas necesarias dentro de nuestros procesos, que nos lleven a una entrega de valor satisfactoria, entre más específicos logremos ser, más transparente será la información que proporcione nuestro tablero. Y cada tarea se representa mediante una tarjeta, las cuales, se mueven a través de las columnas a medida que avanzan en el proceso.
Identifiquemos a través de unos sencillos pasos cómo podemos generar nuestro tablero:
Paso 1: Definir tus Tareas y Etapas
El primer paso para utilizar un tablero Kanban en tu rutina diaria es definir tus tareas principales. Identifica todas las actividades y proyectos que necesitas realizar y divídelos en tareas más pequeñas y manejables.
Luego, define las etapas o columnas que reflejarán el flujo de trabajo de tus tareas. Puedes personalizar estas columnas según tus necesidades, pero una estructura básica podría incluir «Por Hacer,» «En Proceso,» «Revisión,» y «Hecho».
Paso 2: Visualiza tus Tareas en el Tablero Kanban
Una vez que tengas tus tareas y columnas definidas, es hora de visualizarlas en el tablero Kanban. Utiliza tarjetas o notas adhesivas para representar cada tarea y colócalas en la columna inicial o «Por Hacer».
Paso 3: Prioriza tus Tareas
Ahora que tienes tus tareas visualizadas en el tablero Kanban, es importante priorizarlas. Identifica las tareas más importantes o urgentes y muévelas a la parte superior de tu columna inicial. Esto te permitirá enfocarte en lo más relevante y evitará que te sientas abrumado por una lista interminable de tareas.
Paso 4: Gestiona el Flujo de Trabajo
A medida que comienzas a trabajar en una tarea, muévela a lo largo de las columnas. Aquí es donde el tablero Kanban se vuelve realmente poderoso, ya que te proporciona una vista clara de todas tus tareas en curso.
Es fundamental que te concentres en completar una tarea antes de pasar a la siguiente. La regla general es limitar el trabajo en progreso para evitar la sobrecarga y mejorar la eficiencia, esto significa que deberías tener un número máximo de tareas en las columnas de tu tablero en cualquier momento dado.
Paso 5: Completa y Evalúa las Tareas
Una vez que hayas terminado una tarea, muévela a la columna de terminado. Esto te dará una sensación de logro y te ayudará a mantener un registro visual de tus progresos.
Además, periódicamente, dedica tiempo para evaluar tu tablero Kanban. Observa cómo han progresado tus tareas y si has logrado cumplir con tus objetivos. Identifica posibles cuellos de botella o áreas de mejora en tu proceso para ajustar y optimizar tu flujo de trabajo.
La agilidad empresarial es un requisito clave para el éxito en el mundo empresarial actual. Utilizar un tablero Kanban en tu rutina diaria te permitirá mejorar la organización, la colaboración y la productividad, impulsando así tu agilidad y eficiencia empresarial.
Recuerda que el tablero Kanban es una herramienta flexible, por lo que puedes adaptarla según tus necesidades y preferencias. Mantén tu tablero actualizado y sigue ajustando tu flujo de trabajo a medida que evolucionan tus tareas y objetivos. ¡Con práctica y consistencia, lograrás una mayor agilidad y éxito en tu día a día!
